Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") regeln die Rechtsbeziehung zwischen der Gastwerk GmbH, Musterstraße 1, 10115 Berlin, Deutschland (nachfolgend „Gastwerk"), und ihren Kunden hinsichtlich der Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung „Gastwerk" — einer modularen HR-Plattform für Unternehmen im Gastgewerbe und verwandten Branchen.

Gastwerk richtet seine Leistungen ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts (B2B). Verbraucherverträge werden nicht geschlossen.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen der Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Gastwerk stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu. Dies gilt auch dann, wenn Gastwerk Leistungen vorbehaltlos erbringt, obwohl Abweichungen bekannt sind.

Gastwerk stellt eine mandantenfähige HR-Plattform als Software-as-a-Service bereit. Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Tarif und den aktivierten App-Modulen. Folgende Module stehen grundsätzlich zur Verfügung:

• HR Core (Persona) — Stammdaten, Organigramm, Dokumentenverwaltung, Rollen & Berechtigungen. Dieser Bereich ist in jedem Tarif enthalten.
• Wissen (Atlas) — Wissensdatenbank, Artikel, volltext- und semantische Suche.
• Lernen (Academy) — Schulungen, Kurse, Lernpfade, Zertifikate.
• Prozesse (Flow) — Onboarding, Offboarding, Antragsflows und Genehmigungsprozesse.
• Zeit & Abwesenheit (Tempo) — Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Abwesenheitssalden.
• Schichtplanung (Roster) — Schichtpläne, Verfügbarkeiten und Tauschbörse.
• Performance (Pulse) — Reviews, OKRs, 1:1-Meetings und Pulse-Surveys.
• KI-Assistent (Lumen) — KI-gestützte Suche und Chat über die betriebliche Wissensbasis.

Verfügbarkeitsziel: 99,5 % monatlich (gemessen außerhalb geplanter Wartungsfenster). Support: E-Mail werktags 09:00–17:00 Uhr MEZ/MESZ. Gastwerk behält sich vor, Funktionen weiterzuentwickeln und den Leistungsumfang zumutbar anzupassen.

Der Vertrag kommt durch Abschluss des Online-Bestellprozesses und anschließende Bestätigung durch Gastwerk (E-Mail oder automatisierte Aktivierung des Kontos) zustande. Ein Rechtsanspruch auf Vertragsschluss besteht nicht.

Gastwerk kann nach eigenem Ermessen eine kostenlose Testphase von bis zu 14 Tagen gewähren. Umfang und Dauer werden im Bestellprozess angezeigt. Mit Ablauf der Testphase ohne Kündigung wechselt das Konto automatisch in den gebuchten kostenpflichtigen Tarif. Eine Kündigung der Testphase ist jederzeit über die Kontoeinstellungen möglich.

Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses im Bestellprozess ausgewiesenen Preise zuzüglich der gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus zum Ersten des jeweiligen Kalendermonats.

• Akzeptierte Zahlungsmethoden: SEPA-Lastschrift, Kreditkarte (Visa, Mastercard, American Express) sowie weitere im Checkout angebotene Verfahren.
• Bei Zahlungsverzug gelten gesetzliche Verzugszinsen (§§ 286, 288 BGB). Nach erfolgloser Mahnung ist Gastwerk berechtigt, den Zugang zur Plattform zu sperren bis zum Ausgleich des offenen Betrags.
• Preisanpassungen werden mindestens 4 Wochen vor Wirksamwerden per E-Mail angekündigt. Bei einer Preiserhöhung von mehr als 10 % steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens zu.
• Lizenzmengen werden monatlich abgerechnet; Änderungen (Hinzufügen oder Entfernen von Lizenzen) werden tagesgenau anteilig (Proration) berechnet oder gutgeschrieben.
• Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Gastwerk verwendet ein 1:1-Lizenzmodell: Jede Lizenz entspricht genau einem Benutzeraccount. Die Nutzung einer Lizenz durch mehrere Personen (Account-Sharing) ist nicht gestattet.

Der Kunde verwaltet Lizenzen über das Admin Center. Das Hinzufügen und Entfernen von Lizenzen ist jederzeit möglich; Änderungen wirken sich auf die nächste Abrechnungsperiode aus (anteilig ab dem Tag der Änderung).

Einzelne Lizenzen können unabhängig voneinander zum Monatsende gekündigt werden, ohne den Gesamtvertrag zu beenden. Die Mindestlizenzanzahl beträgt 1.

Kunden sind verpflichtet, alle zur Vertragserfüllung erforderlichen Informationen wahrheitsgemäß anzugeben und aktuell zu halten. Insbesondere:

• Pflege korrekter Rechnungs- und Kontaktdaten im Admin Center.
• Verwaltung eigener Inhalte (Stammdaten, Dokumente, Kursunterlagen, Wissensbeiträge).
• Kein Hochladen oder Verbreiten rechtswidriger Inhalte; Beachtung von Urheber-, Marken- und Persönlichkeitsrechten Dritter.
• Angemessene Sicherung von Zugangsdaten (Passwörter, 2FA) sowie unverzügliche Meldung bei Kenntnis von Missbrauch an security@gastwerk.com.
• Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten bei der Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten über die Plattform; die Verantwortlichkeit i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO verbleibt beim Kunden.

Gastwerk räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht exklusives, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der Plattform und der zugehörigen Dokumentation ein, begrenzt auf den vertraglich vereinbarten Zweck.

Der Kunde bleibt Inhaber aller von ihm eingestellten Inhalte (Daten, Dokumente, Kurse, Wissensartikel). Er räumt Gastwerk die zur Vertragserfüllung erforderlichen technischen Nutzungsrechte ein (Speicherung, Verarbeitung, Darstellung, Backup). Gastwerk verwendet Kundendaten ausschließlich zur Vertragserfüllung und nicht für eigene Zwecke.

Reverse-Engineering, Dekompilierung, Disassemblierung oder sonstige Umgehung technischer Schutzmaßnahmen sind nicht gestattet. Automatisierte Massenabfragen (Scraping) bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung.

Gastwerk ist berechtigt, die Plattform im Rahmen der technischen Weiterentwicklung anzupassen, Funktionen zu ergänzen oder zu modifizieren, sofern dies dem Kunden zumutbar ist und der vertraglich vereinbarte Leistungsstandard erhalten bleibt.

• Planbare Wartungsfenster werden mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail und auf status.gastwerk.com angekündigt und vorzugsweise außerhalb der Kernzeiten (Mo–Fr, 08:00–18:00 Uhr MEZ) durchgeführt.
• Unvorhersehbare Störungen durch höhere Gewalt (Naturkatastrophen, Cyberangriffe, Ausfälle kritischer Infrastruktur) begründen keinen Schadensersatzanspruch und werden auf das Verfügbarkeitsziel nicht angerechnet.
• Wesentliche Änderungen am Leistungsumfang werden dem Kunden mindestens 4 Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt.

Gastwerk gewährleistet die vertragsgemäße Bereitstellung der Plattform. Bei Mängeln, die bei Vertragsschluss bestanden oder nachträglich auftreten, gelten die gesetzlichen Vorschriften zum Mängelrecht.

Unbeschränkte Haftung: Gastwerk haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und nach dem Produkthaftungsgesetz.

Beschränkte Haftung: Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Gastwerk nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den typischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf den Betrag der im betroffenen Monat gezahlten Vergütung.

Weitergehende Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust oder Schäden Dritter ist — soweit gesetzlich zulässig — ausgeschlossen. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten von Erfüllungsgehilfen von Gastwerk.

Soweit der Kunde über die Plattform personenbezogene Daten seiner Mitarbeitenden verarbeitet, ist Gastwerk Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA), der auf Anfrage bereitgestellt wird oder als Anlage zum Hauptvertrag beigefügt ist.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden im Rahmen der Vertragsbeziehung (z.B. Rechnungsdaten, Kontaktpersonen) ist in unserer Datenschutzerklärung geregelt.

Verträge laufen auf unbestimmte Zeit und können von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende des jeweiligen Kalendermonats in Textform gekündigt werden, sofern im Einzelvertrag nichts anderes vereinbart ist.

• Kündigung per E-Mail an kuendigung@gastwerk.com oder über die Kontoeinstellungen im Admin Center.
• Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für Gastwerk liegt insbesondere vor bei schwerwiegenden Vertragsverletzungen des Kunden, Zahlungsverzug von mehr als 60 Tagen oder bei Insolvenzantrag des Kunden.
• Nach Vertragsende stellt Gastwerk dem Kunden einen Datenexport (Standardformate: JSON, CSV) für 30 Tage bereit. Danach werden die Daten gemäß DSGVO und AVV endgültig gelöscht.
• Bereits geleistete Zahlungen für den laufenden Monat werden nicht erstattet, es sei denn, die Kündigung erfolgt aus wichtigem Grund auf Veranlassung des Kunden.

• Anwendbares Recht: Deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.
• Gerichtsstand: Berlin, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.
• AGB-Änderungen: Gastwerk kündigt Änderungen mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail an. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang, gelten die neuen AGB als angenommen. Auf das Widerspruchsrecht wird in der Ankündigung ausdrücklich hingewiesen.
• Vertragsübernahme: Gastwerk ist berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf ein verbundenes Unternehmen (§§ 15 ff. AktG) zu übertragen. Der Kunde wird hierüber vorab informiert und hat ein Sonderkündigungsrecht.
• Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt.
• Schriftformerfordernis: Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform; mündliche Nebenabreden bestehen nicht.